Автоматизация и централизация бэк-офиса

Централизованный бэк-офис помогает повысить эффективность выполнения большинства вспомогательных функций и оптимизировать работу предприятия. Крупные компании используют преимущества такой организации управления давно. Для субъектов среднего и малого бизнеса это также актуально. Создание централизованного бэк-офиса не связано с отраслевыми ограничениями и может быть полезно предприятию любого профиля.

Корпоративные центры обслуживания представляют собой специализированные подразделения, объединяющие вспомогательные функции компании. К ним относятся бухгалтерский учет, управление логистикой, персоналом, информационной и маркетинговой инфраструктурами и так далее. Все это в совокупности составляет бэк-офис. Его централизация дает предприятию три базовых преимущества:

• расходы на обслуживающие функции снижаются в среднем на 30 %;
• повышается эффективность системы контроля;
• улучшается качество работы бэк-офиса.

Централизация вспомогательных функций открывает множество возможностей для крупных организаций. Тем не менее, при грамотном подходе польза от такого мероприятия есть и для небольших компаний.

Создание централизованного бэк-офиса начинается с анализа функций, которые уже выполняются на конкретном предприятии. Этот перечень может варьироваться в зависимости от типа и специфики деятельности компании, но есть общий состав, куда, как правило, входят:

• отдел налогового и бухгалтерского учета;
• управление недвижимостью;
• отдел закупок;
• IT-служба;
• отдел кадров;
• реклама и маркетинг;
• поддержка клиентов.

Если рост расходов на обеспечение работы служб ускоряется с расширением предприятия, мероприятия по их централизации необходимы. При этом процессы должны быть унифицированы и работать по единым алгоритмам.

То, насколько удачно будет реализована автоматизация бэк-офиса, непосредственно обусловлено качеством цифровой платформы. Программное обеспечение должно быть интуитивно понятным и удобным для пользователей, включая сотрудников с минимальным уровнем цифровой грамотности. Кроме интернет-портала, через который приходит большинство заявок, необходимы и другие каналы, объединенные на единой платформе. Также программное обеспечение должно быть совместимо с остальными цифровыми продуктами, которые находят применение в компании. Если оно сможет заменить хотя бы их часть за счет собственного функционала, это позволит повысить результативность работы и сэкономить время. Профессиональное ПО помогает получать точные финансовые показатели по каждому подразделению, что дает возможность корректно настраивать бэк-офис, повышая его эффективность.