Организационные печати используются для подтверждения подлинности официальных документов. Например, суд будет использовать печать для удостоверения подлинности судебного иска, прежде чем разрешить истцу представить свое дело. В организациях используются различные виды пломб, в зависимости от цели, для которой они используются. На одних печатях изображен герб организации, на других — название и адрес организации. Кроме того, некоторые печати имеют встроенное сообщение; они называются эмблемами. Печати и штампы популярны среди организаций, поскольку они обеспечивают гибкость в передаче информации.
Не каждая организация использует официальную печать. Организации, не получившие одобрения правительства, должны использовать собственную печать. Некоторые организации используют как неофициальную, так и официальную печать: одну для подтверждения подлинности своих официальных документов, а другую для подтверждения подлинности документа при обращении с ним членов организации. Идея использования печати состоит в том, чтобы подтвердить, что документ является законным и не был изменен.
Печать подтверждает, что документ является тем, о чем говорится в нем, — она подтверждает, что тот, кто подписал документ, сделал это, имея на то полномочия. Часто организации используют эмблемы вместо полных печатей. Эмблемы позволяют организациям более гибко передавать информацию членам, клиентам и партнерам.
Они могут быть как простыми, как инициалы организации, так и сложными, как целая система символов. Например, школы часто используют в качестве своих талисманов такие талисманы, как львы или медведи. Это позволяет им использовать талисманы на фирменных бланках, канцелярских принадлежностях и других материалах, используемых для общения со студентами и сотрудниками. Поскольку эмблемы помогают организационной коммуникации, они необходимы в любой обстановке, где люди взаимодействуют с организациями!
Область применения
Эксперты по ведению делопроизводства могут привести дополнительные аргументы, где четко видна разница между печатью и штампом. В конце концов, это часть их работы, связанная с дизайном деловых документов.
Вот несколько отличий:
- обязательный. По российскому законодательству печать должна стоять на каждом официальном документе. При этом штампы должны использоваться только по требованию юридических лиц.
- Правила применения. Штамп всегда ставится внизу бланка, над личной подписью ответственного лица. Штампы обычно располагаются в верхней части бланка.
- Достаточность. Информация, размещенная на печатном станке, содержит все необходимые данные. Напротив, штамповка иногда включает определенные дополнения, которые обычно наносятся вручную.
Выяснив, чем печать отличается от штампов, можно сделать вывод, что помимо вида документа необходимо также обращать внимание на особенности использования каждого устройства.
